Kun aika ei riitä

Tiimalasi-aika-hiekka
13.02.2018

Kun aika ei riitä

Tämän tästä jokainen meistä joutuu pohtimaan miten ajankäyttönsä saisi riittämään kaikkeen siihen, mikä tiedostaen tulee tai tiedostamatta ajelehtii ”työpöydälle”. Aika itsessään on rajaton resurssi, jota meillä kaikilla on yhtä paljon ja silti se ei aina riitä. Viime kädessä et koskaan tiedä onko aikaa paljon vain vähän, joten tee tärkeät asiat silloin, kun niillä ei ole vielä kiire.


Kuka on vastuussa ajankäytöstäni?

Minä itse! Minä olen vastuussa omasta ajankäytöstäni. Minä viime kädessä päätän, mihin 24 tuntia vuorokaudessa käytän. Ei kukaan muu. Ajankäytön hallinta ja suunnittelu on suurelta osin itsensä johtamista. Kiire on seurausta siitä, että en hallitse aikaani, en osaa priorisoida tekemiäni, enkä osaa sanoa ei!

Mihin aikaa kuluu? Mikä aiheuttaa hukkaa?

Asiaa miettiessäni ja kollegojen kanssa keskusteltuani tässä joitakin havaintoja:

Minulla ei ole aikaa pohtia ongelmien juurisyitä. Sammutan tulipalon ja kyllä se siitä. Jos (kun) sama tilanne tulee vastaan, niin osaan sen sitten ratkaista paremmin, kun olen sen jo kerran (useasti) tehnyt. Kestävä kehitys on minulle jotain ihan vierasta.

Olen yleiskone ja imuroin itsellenni kaikenlaisia tehtäviä, jolloin oma ydintehtävä jääkin välillä suorittamatta. Pahimmassa tapauksessa joku muu joutuu tekemään sen. No, sainpahan jotain yleishyödyllistä aikaiseksi.

Ei minulla ole mitään lyhyen tai pidemmän aikavälin tavoitteita. Teen kaikenlaista, kun pyydetään tai kun tuntuu, että tuohan voisi olla kivaa. Ajelehdin asiasta toiseen. Tärkeintä ei ole päämäärä, vaan liike.

En minä viitsi tehdä muistilistoja sovituista tehtävistä. Luotan siihen, että pää jaksaa kantaa kaiken muistamisen arvoisen kuorman ja ylivuotoja ei tule. Jos jotain en muista, niin ei kai se ollut edes tärkeää.

En suunnittele ajankäyttöäni, koska suunnitelmat muuttuvat aina. Miksi sitä rasittaisi itseään liiallisella suunnittelulla. Enhän minä edes seuraa mihin aikani kuluu.

En priorisoi tehtäviäni enkä pidä kiinni sovituista aikatauluista, koska koko ajan tulee uutta tekemistä, joka on tärkeämpää ja kiireellisempää kuin aiemmin työjonossa olleet tehtävät. Kyllähän nuo aloittamani tehtävät ehtii viedä myöhemminkin maaliin. Mikäs sähköposti se nyt tuli…

En tee asioita kerralla valmiiksi, vaan jätän ne ns. vaiheeseen. Jos en ehdi niihin palata, niin kyllä joku tulee kertomaan tai joku toinen hoitaa ne loppuun.

En stressaannu tekemättömistä töistä. Kyllä ne joskus hoituvat. Kyllä ne joku hoitaa.

En tykkää rutiineista. Rutiinit tappavat luovuuden. Parempi kun jokainen päivä on erilainen. Sopiva määrä kaaosta pitää mielen virkeänä.

Käyn säännöllisesti kyselemässä jotain pientä tai suurta toisilta henkilöiltä, koska itse ei aina jaksa ajatella. En toki katkaise toisten tekemistä kovin pitkäksi aikaa kerrallaan. Tämähän on sitä osallistamista.

Osallistun kokoukseen, kun kutsuttiin. Olen paikalla, mutta en ole läsnä, kun on niin paljon sähköpostejakin vastailtavana. En itse asiassa ole valmistautunut kokoukseen millään tavalla. Enkä tiedä, onko minulla kokouksessa paljoakaan annettavaa. Mitäs kutsuivat!

Tulen kokoukseen myöhässä, koska oli kiireellisempää tekemistä. Kyllä muut voivat odottaa minua. Lisäksi kokouksen aluksi on ainakin saatava tietää muiden kuulumiset ennen kuin mennään asiaan.

Ei kokouksissa tarvita esityslistoja. Keskustellen asiat hoituvat. Jos jotain piti tehdä, niin palautellaan mieliin sitten seuraavissa kokouksissa.

Varailen muiden kalenterista aikasiivuja, kun heillä näyttää olevan vapaata ja minun kalenterini on aivan täynnä. Eihän noilla muilla kalenterin mukaan näytä olevan mitään tekemistä. Kenenkäs aikasiivuja voisin allokoida tämän tekemiseen vai pistäisinkö pystyyn ihan kokouksen?

Lähetän sähköpostitse kaikki tehtäväksiannot, koska sähköposti on tehokkain kanava ja tavoittaa kaikki.

En jaksa pohtia ketä asia oikeasti koskee, vaan laitan jakeluun riittävän laajalla vastaanottajalistalla, niin voi kukin itse miettiä koskeeko asia häntä. Samalla tietämys lisääntyy. Se ainakin on hyvä asia.

Luulen, että asiat hoituvat itsestään tai ”minä kun luulin, että”-tavalla saa eniten aikaiseksi. Mitäs pistivät sähköpostin noin laajalla jakelulla kohdistamatta sitä juuri minulle.

En seuraa, etenevätkö asiat sovitusti. Minä kyllä tein ihan selkeän tehtäväksiannon aikatauluineen. Pitäisihän ihmisten ymmärtää.

Hitto, tämän pitäisi olla jo huomenna valmis. No, ehkä asia kuittaantuu sillä, että kerron huomenna tehtäväksiannon olleen epäselvä. Mitä sitä suotta liian aikaisin tarkennuksia kyselemään. Vikahan ei ollut minussa, vaan tehtäväksiantajassa.

Teen hankalimmat tehtävät aina päivän päätteeksi, koska väsyneenä niillä ei ole niin suurta väliä. Sama kai, kunhan kuittaan tehdyksi. Jos jotain jäi, niin ehtiihän huomenna paikata tai sitten joku muu kyllä hoitaa asian.

No joo. Kärjistettyjä tapauksia elävästä elämästä. Ei toki meillä, eikä muillakaan. Eihän…

Minkä verran aikaa on sitten tarpeeksi? Se on sinun itsesi päätettävä. Johda itseäsi. Suunnittele ajankäyttöäsi. Jätä väljyyttä kalenteriisi, mutta älä tyhjyyttä. Älä anna muiden varastaa aikaasi. Opi sanomaan ei. Kun jokin asia on tekemisen arvoinen, tee se kerralla niin hyvin, ettei siihen tarvitse enää palata. Älä jätä asioita kesken. Kun tuntuu, että kaikki tekeminen kaatuu niskaan, niin pysähdy ja mieti mitkä asiat ovat tärkeitä ja pitää saada valmiiksi tänään? Mitkä voivat odottaa huomiseen? Mitkä ensi viikkoon? Mitä sinun ei pitäisi tehdä itse asiassa alun perinkään?

Muista liikkua ja levätä. Kyllä asiat hoituvat, kun pidät huolta itsestäsi ja ajankäytöstäsi.


Kimmo Tanskanen
Kimmo Tanskanen