Make or buy - tee itse tai osta

työkalut
26.04.2017

Make or buy - tee itse tai osta

Ostopalveluja eli ulkoistamista käytetään julkishallinnossa ja yrityssektorilla entistä enemmän. Hankintojen osuus suhteutettuna liikevaihtoon on kasvussa. Suunta on sinänsä hyvä ja kannatettava, kunhan vain hankintatoimeakin kehitetään ja siihen panostetaan. Usein on kuitenkin tilanne, että ulkoistuksen pohdintaan ei käytetä riittävästi resursseja ja päätöksentekoa ohjaavat sekä helpottavat faktat puuttuvat.


Hankintatoimen kehittämisessä joudutaan muutamien peruskysymyksien äärelle:

  • Ulkoistaminen on aina strateginen päätös, mitä tehdään itse ja mitä ostetaan ulkopuolelta; tuleeko ulkopuolelta ostettu tuote tai palvelu halvemmaksi kuin itse tehty? Onko ulkopuolelta ostettu tuote tai palvelu laadukkaampi kuin itse tehty? Saako ulkopuolelta ostettuna tuotteen tai palvelun nopeammin kuin itse tehtynä?
  • Ulkoistaminen edellyttää organisointia ja johtamista; onko meillä riittävää osaamista ja resursseja?
  • Ulkoistaminen vaati, että omat prosessit ovat kunnossa; missä tilassa prosessimme nyt ovat? Mikä osa asiakkaalle näkyvästä toimitusketjusta voidaan ulkoistaa? Millaisiksi yhteistyökäytänteet valittujen toimittajien kanssa muodostuvat? Miten niitä mitataan ja kehitetään?
  • Ulkoistaminen tarkoittaa aina myös kilpailuttamista, tarjouspyyntöjen tekemistä ja hankintasopimuksien laadintaa; onko meillä riittävää osaamista tarjouspyyntöjen laadintaan? Onko meillä riittävästi markkinatietämystä kenelle tarjouspyynnöt kannattaa suunnata? Osaammeko kattavat ja tasapuoliset sopimukset?
  • Ulkoistaminen tuo mukanaan aina uudenlaisia riskejä; osataanko niitä ennakoida ja niihin varautua?

Tee itse tai osta -päätöksentekoon löytyy erilaisia tukityökaluja, mm. nelikenttäpohjaisia päätöksentekomatriiseja. Oma strategiasi on kuitenkin oltava aina keskiössä, koska se on kaiken toiminnan ja myös hankintojen johtamisen tärkeä työväline ja ohjaa päätöksentekoa eri organisaatiotasoilla. Tee ensimmäisenä strategiaasi pohjautuen päätös mitä voit ostaa ulkopuolelta. Kun tiedät mitä voit ulkoistaa, niin pohdi seuraavaksi kannattaako ulkoistus vai ei? Päätöstä ei voi tehdä aina pelkästään kustannuksiin tuijottaen. Ne ovat kuitenkin yksi tärkeä elementti ulkoistusta pohdittaessa ja pyrittäessä kustannustehokkaaseen toimintaan.

Kustannuksia arvioitaessa apuna voi käyttää kokonaiskustannusajattelua (TCO, Total Cost of Ownership). Menettelyä kutsutaan myös elinkaarikustannukseksi. Kokonaiskustannusajattelu on kuitenkin terminä tässä yhteydessä mielestäni parempi. Taustalla on kuitenkin toimintoperusteisen kustannuslaskennan (ABC, Activity Based Costing) soveltaminen. Selvitä siis mitkä ovat kokonaiskustannukset, kun kaikki tehdään itse (omakustannushinta), ja mitkä ovat kokonaiskustannukset ostopalveluna huomioiden myös muut kustannuserät kuin pelkästään ostohinta. Molemmissa laskennoissa voidaan lisäksi huomioida myös tavoiteltu kate.

Omakustannushinnan laskeminen edellyttää tuotteiden ja palveluiden sekä niiden tuottamiseen liittyvien prosessien ja toimintojen tunnistamista. Tämän jälkeen on kohdistettava välittömät ja välilliset kustannukset toiminnoille ja sitä kautta tuotteille ja palveluille. Vertailun helpottamiseksi olennaista on saada selville yksikkökustannus, mm. tuotteen kpl-hinta, tuotteen metrihinta, palvelun lopputuloksen hinta (esim. hoitopäivän hinta), tuntihinta jne.

Ostopalvelujen hinta saadaan luonnollisesti selville kilpailuttamalla valikoituja toimittajia tai avoimella kilpailutuksella. Tässä keskiössä on tarjouspyynnön onnistunut laatiminen, jotta saadut tarjoukset ovat keskenään yhteismitallisia ja turhat kiistat julkishallinnon osalta markkinaoikeudessa vältetään. Ostopalvelujen osalta kokonaiskustannuksissa on huomioitava myös niihin liittyvä oman työn osuus hankinnan eri vaiheissa:

  • Ennen varsinaista hankintaa tehtävät toimenpiteet (tarpeet/vaatimukset hankinnalle, tarjouspyynnön tekeminen, toimittajien selvitys ja arviointi sekä valinta, sopimusneuvottelut ja toimintamalleista sopiminen, kehitystoimenpiteet),
  • Hankinnan aikana tehtävistä toimenpiteistä (tarjouspyyntöihin liittyviin tiedusteluihin vastaaminen, tarjouksien käsittely, tarkennuspyyntöjen tekeminen, toimittajavalintojen tekeminen, tiedottaminen),
  • Hankinnan jälkeen syntyvistä kustannuseristä (tilaus-/toimitusprosessi, logistiikka, laadunvarmistus, tietojärjestelmien integroinnit/yhteiskäyttö, valvonta, yhteistyön kehittäminen, laskutus, maksuliikenne, huolto/kunnossapito/ylläpito, tukipalvelut, reklamaatiot/tuotepalautukset jne.)

Ostopalvelujen kokonaishinta on lopuksi saatava vertailukelpoiseksi omakustannuslaskennan yksikköhintojen kanssa. Tällöin alkaa kustannuksien osalta olla faktat olemassa päätöksenteon tueksi.

Solenovolla on tarjota Awartia-ratkaisukokonaisuus, jolla tuetaan kokonaiskustannusajattelua ja voidaan automatisoida toimintolaskentaperusteisesti kokonaiskustannuksien laskenta omakustannushinnan ja ostopalvelujen osalta.

Tukeudu hankintatoimen päätöksenteossa parhaan kykysi mukaan faktoihin. Fiilispohjalta ei yleensä kannata tehdä muita päätöksiä kuin ostamatta jättäminen.


Kimmo Tanskanen
Kimmo Tanskanen